FAQ- vom Antrag zum Projekt
Verträge mit Drittmittelbezug bitten wir Sie mitzuzeichnen und an das Vertragsmanagement weiterzuleiten. Durch Ihre Mitzeichnung bringen Sie (intern) Ihr Einverständnis mit dem Vertragsinhalt zum Ausdruck. Gegenüber den Vertragspartnern können rechtsverbindliche Erklärungen grundsätzlich nur von den gesetzlichen Vertretern der Bergischen Universität Wuppertal abgegeben werden (i. d. R. der Kanzler). Das Vertragsmanagement weiß, wer in welchem Umfang bevollmächtigt ist und initiiert daher die rechtsverbindliche Unterzeichnung des Vertrags. Als Projektleiter*in können Sie nur die oben hinterlegte Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen, sofern der Vertragstext nicht verändert wird.
Die für die Projektbewirtschaftung zuständigen Kolleg*innen benötigen zur Einrichtung von Kostenstellen folgende Unterlagen:
- Einen vollständig unterschriebenen Vertrag oder – bei Anwendung des AGB-Verfahrens – ein unterschriebenes Angebot sowie eine unterschriebene Annahme oder ein Bewilligungsbescheid
- Drittmittelanzeige
- Erklärung zu Ertragssteuerpflicht, gegebenenfalls mit Expertise
- im Einzelfall auf Anforderung des Vertragsmanagements eine Erklärung zur Risikoeinschätzung von Wirtschaftsprojekten
- Verpflichtungserklärung aller am Projekt beteiligten Mitarbeiter*innen und der Projektleiter*innen
Merkblätter/ Vorlagen
Kostenstellen können grundsätzlich erst nach vollständiger Vertragsunterzeichnung eingerichtet werden. In Notfällen sind Ausnahmeregelungen möglich, die jedoch einer vorherigen Abstimmung zwischen Projektleiter*innen und Abteilung 1.1 bedürfen.
Sofern Personal in einem konkreten Projekt eingestellt werden soll, muss dieses zunächst eingerichtet worden sein. D.h. zuvor muss der Vertrag durch alle Parteien unterzeichnet worden sein und Abteilung 1.1 muss eine entsprechende Kostenstelle eingerichtet haben.
- Professor*innen im Ruhestand können unter bestimmten Voraussetzungen Drittmittelprojekte fortführen, die während der aktiven Dienstzeit begonnen wurden, oder auch neue Drittmittelprojekte einwerben und durchführen.
- Dazu ist es erforderlich, eine sog. Ruheständlervereinbarung zwischen der*dem Professor*in im Ruhestand, der Fakultät (Dekan*in) und einer Person, die fortan die Bewirtschaftungsbefugnis und Personalverantwortung für die im Projekt beschäftigten Mitarbeiter*innen haben soll, schriftlich abzuschließen.
- Die Bewirtschaftungsbefugnis und Personalverantwortung kann nur einer aktiv im Dienst befindlichen Person übertragen werden. In aller Regel sind dies die Nachfolger*innen auf der Professur, Inhaber*innen fachlich benachbarter Professuren oder auch Fachsprecher*innen bzw. in seltenen Fällen Dekan*innen.
- Ruheständlervereinbarungen sind auch dann abzuschließen, wenn die*der Professor*in im Ruhestand Aktivitäten durchführen möchte, für die auf Mittel auf Drittmittelreste- oder Spendenkostenstellen zurückgegriffen werden soll, die während der aktiven Dienstzeit erworben wurden.
- Bitte wenden Sie sich für den Abschluss einer Ruheständlervereinbarung an das Vertragsmanagement des Dezernat 1 (vertragsmanagement[at]uni-wuppertal.de).
- Sofern für bestimmte Kostenstellen keine Ruheständlervereinbarung abgeschlossen werden soll, kommt das zwischen Rektorat und Verwaltung abgestimmte Verfahren zum Ausgleich und zur Beendigung von „inaktiven“ Drittmittelkostenstellen von Projektleitungen, die sich nicht mehr im aktiven Dienst befinden, zum Einsatz. Hierzu findet eine enge Abstimmung zwischen Drittmittelservice und Fakultät statt.
Ob eine Finanzierung von Honoraren für Vorträge und Kolloquien aus einem Drittmittelprojekt möglich ist, hängt von den Vorgaben des Geldgebers ab und ist in jedem Einzelfall zu prüfen. Der Drittmittelservice unterstützt Sie gerne dabei.
Sofern eine Finanzierung aus Drittmitteln möglich ist, stellen Sie bitte einen Antrag auf Abschluss eines Honorarvertrags (für Privatpersonen) bzw. einen Beschaffungsantrag (für selbständige Referent*innen bzw. im Auftrag eines Unternehmens handelnde Personen). Sollte das pauschalierte Honorar (inkl. Reisekosten) an Privatpersonen 500 Euro nicht überschreiten, so greift ein vereinfachtes Verfahren. Hierzu ist im Vorfeld der Veranstaltung ein „Antrag zur Abrechnung von Vorträgen und Kolloquien bis max. 500€“ zu stellen. Eine Übersicht über die Verfahren finden Sie hier. Ansprechpartner ist Abteilung 1.3.
